Thuiswerken en reiskostenvergoeding

De eerste 2 maanden van het jaar 2022 liggen inmiddels achter ons. Voor ons een goed moment om het thuiswerken en de reiskostenvergoeding (nogmaals) onder uw aandacht te brengen.

Thuiswerkvergoeding gericht vrijgesteld
Vanaf 1 januari 2022 geldt een nieuwe, gerichte vrijstelling voor algemene thuiswerkkosten. Per thuiswerkdag kunt u uw werknemers maximaal € 2,00 belastingvrij vergoeden. Een dergelijke vergoeding heeft geen invloed op de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Als u een hogere vergoeding aan uw werknemers geeft, dan valt het meerdere wel in de vrije ruimte. De vergoeding dient dan aangewezen te worden als eindheffingsbestanddeel of gebruteerd te worden.

De thuiswerkvergoeding mag ook worden toegepast als een deel van de dag thuis wordt gewerkt. Er mag echter geen thuiswerkvergoeding betaald worden voor de dagen dat er ook een reiskostenvergoeding aan de werknemer toegekend is.

Vaste vergoedingen mogelijk voor zowel reiskosten woon-werk als thuiswerkdagen
Als u afspraken gaat maken voor het betalen van een vaste maandelijkse vergoeding, kunt u gebruikmaken van de wettelijke 128/214 dagen regeling. Dit houdt in dat als uw medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis berekend mag worden alsof hij/zij 214 dagen reist. In deze formule wordt rekening gehouden met ziekte, verlof en incidenteel thuiswerken.

Deze 128/214 dagen regeling kan ook gebruikt worden bij het toekennen van een vaste thuiswerkvergoeding.

Voorbeeld:
Stel een werknemer met een vijfdaagse werkweek, werkt 3 dagen per week op kantoor en 2 dagen thuis. De totale reisafstand woon-werk is 30 kilometer (retour).

De werknemer voldoet aan de 128-dagenregeling als hij tenminste 77 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar kantoor reist. De vergoeding wordt berekend over 129 dagen (3/5 van 214 dagen).
De onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan maximaal € 61,28 per maand ( (129 dagen x 30 kilometer x € 0,19) gedeeld door 12 maanden).
Voor een onbelaste vaste thuiswerkvergoeding moet de werknemer tenminste 51 dagen (2/5 deel van 128 dagen) van het kalenderjaar thuiswerken.
De thuiswerk vergoeding wordt berekend over 86 dagen (2/5 deel van 214 dagen).
De onbelaste vaste thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal € 14,33 (86 dagen x € 2,00 gedeeld door 12 maanden).

Wilt u meer informatie over de thuiswerk- en reiskostenvergoedingen? Neem dan gerust contact op met uw contactpersoon van de loonservice of uw relatiebeheerder.