Belangrijke juridische documentatie voor MKB’ers
In de complexe wereld van ondernemerschap is het van belang om uw bedrijf te beschermen met de juiste juridische documentatie. Deze documenten worden vaak onderschat, maar zijn essentieel voor MKB’ers om juridische en fiscale risico’s te minimaliseren en een solide basis voor groei te leggen. Laten we vijf van deze cruciale documenten eens onder de loep nemen:
- Rekening-courant overeenkomst
Een rekening-courant overeenkomst is een overeenkomst waarbij wederzijds opeisbare vorderingen en schulden worden opgenomen in één rekening. Het niet op orde hebben van deze overeenkomst kan leiden tot onduidelijkheid en mogelijke financiële geschillen met de Belastingdienst. De Belastingdienst kan namelijk ongedocumenteerde geldstromen als verkapte dividenduitkeringen aanmerken. Het op orde hebben van deze overeenkomst zorgt voor transparantie en minimaliseert het risico op misverstanden. Daarnaast biedt een rekening-courant overeenkomst een aantal voordelen. De flexibiliteit ervan is een belangrijk voordeel: er hoeft niet bij elke storting weer een andere overeenkomst of iets dergelijks te worden afgesloten, wat resulteert in minder administratieve verplichtingen. Ook staat u sterker ten opzichte van een curator, indien u onverhoopt te maken krijgt met een faillissement.
- Managementovereenkomst
Een managementovereenkomst is een overeenkomst van opdracht waarbij de opdrachtnemer (directeur) managementtaken uitvoert voor de opdrachtgever, vaak diens eigen vennootschap. Het niet op orde hebben van deze overeenkomst kan leiden tot onduidelijkheid over de verwachtingen en verantwoordelijkheden. Uit de wet volgt ook dat de DGA in de meeste gevallen verplicht is dit soort overeenkomsten daadwerkelijk schriftelijk vast te leggen.
Ook is het van belang dat er geen gezagsverhouding naar boven komt uit deze documentatie, met name als er sprake is van een minderheidsbelang in de werkmaatschappij. Dit kan er namelijk voor zorgen dat de managementovereenkomst als een arbeidsovereenkomst wordt aangemerkt. In fiscale zin kan dit tot gevolg hebben dat de opdrachtgever alsnog aangesproken wordt door de fiscus tot betaling van loonheffingen en premies. Het op orde hebben van deze overeenkomst zorgt voor duidelijkheid en minimaliseert het risico op onverwachte naheffingen.
- Arbeidsovereenkomst Directeur Groot Aandeelhouder (DGA)
Een arbeidsovereenkomst DGA is een overeenkomst tussen de DGA en de vennootschap waarin de voorwaarden van de arbeidsovereenkomst worden vastgelegd. Het op orde hebben van deze overeenkomst is niet alleen een kwestie van duidelijkheid, maar het beschermt ook de belangen van zowel de DGA als de vennootschap tegen onvoorziene risico’s en juridische geschillen. Als ondernemer is het daarom van belang om proactief te handelen en ervoor te zorgen dat uw arbeidsovereenkomst voor de DGA op elk moment up-to-date is.
- Privacydocumentatie
Privacydocumentatie zijn documenten zoals het interne privacybeleid, het bewaartermijnenbeleid en de privacyverklaring en cookieverklaring voor op de website. Het niet op orde hebben van deze documenten kan leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens en reputatieschade. Het op orde hebben van deze documenten zorgt voor naleving van de wet (AVG) en vertrouwen bij klanten.
- Verwerkersovereenkomst
Een verwerkersovereenkomst is ook een onderdeel van privacydocumentatie welke een aparte vermelding verdient. Het is een overeenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens die hij onder zijn hoede heeft moet omgaan. Het op orde hebben van deze overeenkomst zorgt voor vertrouwen bij klanten dat er op een zorgvuldige manier met hun gegevens wordt omgegaan en het is in vele gevallen ook wettelijk verplicht.
We raden u aan de genoemde documenten in uw bedrijf op orde te hebben. Het zorgt voor een solide basis voor uw bedrijf en minimaliseert juridische en fiscale risico’s, dat geeft vaak rust om te kunnen ondernemen. Als u hulp nodig heeft bij het opstellen of controleren van deze documenten, neem dan contact op met de juridische afdeling van Baat. We staan klaar om u te helpen om deze basics voor uw bedrijf op orde te brengen.
Gepubliceerd: 28 februari 2024
